Scheda tecnica di un convegno: cosa scrivere per audio, video e sala
Un convegno sembra semplice finché il relatore non parla in un microfono che nessuno ha previsto. La scheda tecnica serve a far arrivare il service sapendo già chi parla, da dove, cosa si proietta e dove sta la regia.
In breve: La scheda tecnica di un convegno è il documento che dice al service e alla sala cosa serve: la pianta con tavolo dei relatori, podio, schermo e regia, l'elenco dei microfoni, gli ingressi video e la corrente. Va mandata prima del sopralluogo, insieme ai nomi di chi parla e all'orario.
Cosa deve contenere la scheda tecnica di un convegno?
Sei voci bastano per la maggior parte dei convegni, dalla sala d'albergo all'aula magna:
- La pianta della salaTavolo dei relatori, podio, schermo o LED wall, platea e regia, in scala: si capisce subito se le cose ci stanno e dove passano i cavi.
- Chi parla e da doveQuanti relatori al tavolo, chi sta al podio, se c'è un moderatore che si muove, se il pubblico fa domande.
- I microfoniUno per postazione, con il tipo: da tavolo, a mano, ad archetto. Vedi la channel list.
- Video e computerChi porta il computer delle slide, con quale uscita arriva alla regia, e se l'audio dei video va in sala.
- La regiaDove sta il banco, con la vista sul tavolo e sullo schermo, e chi fa cosa.
- Corrente e orariQuante prese servono e dove, quando si monta, quando si prova, quando inizia. Per il calcolo c'è la guida sull'assorbimento elettrico.
Quali microfoni servono a un convegno?
| # | Sorgente | Microfono | Note |
|---|---|---|---|
| 1-4 | Tavolo dei relatori | Da tavolo, uno per relatore | Con base e interruttore, se richiesto |
| 5 | Podio | Da podio, su asta corta | Altezza regolabile |
| 6 | Moderatore | Radiomicrofono ad archetto | Per chi si muove e per chi ha le mani occupate |
| 7-8 | Domande dal pubblico | Radiomicrofono a mano | Con chi lo porta in sala |
| 9-10 | Computer delle slide | Linea stereo | Solo se i video hanno l'audio |
Un microfono acceso in più non aiuta: più microfoni aperti vuol dire più rientro e meno guadagno prima dell'innesco. Conviene scrivere chi tiene aperto cosa, e tenere un radiomicrofono di scorta per il relatore principale.
Dove mettere schermo, regia e casse?
- Schermo: deve vederlo l'ultima fila e non deve restare alle spalle dei relatori in modo che si coprano a vicenda. Scrivi la misura e chi lo porta.
- Regia: in fondo alla sala o di lato, con la vista sul tavolo e sullo schermo. Disegnala: occupa posti e ha bisogno di corrente e cavi.
- Casse: davanti ai microfoni, mai dietro al tavolo, altrimenti il rischio di innesco sale subito.
- Cavi: se attraversano un passaggio del pubblico vanno protetti; meglio deciderlo sulla pianta che il giorno stesso.
Cosa cambia con gli interpreti?
Se è prevista la traduzione simultanea, la cabina va disegnata fin dall'inizio: occupa spazio in sala e gli interpreti devono vedere chi parla e lo schermo. Le misure sono fissate da una norma tecnica: chiedile al fornitore delle cabine e riportale in pianta.
Come si prepara la scheda con stageplot.it?
Apri un progetto da conferenza: non serve registrarsi. Disegni la sala in scala con podio, tavolo e microfoni, la lista dei canali si compila da sola e l'export produce un PDF da mandare al service. Il tipo di evento «Conferenza o convegno» adatta le parole del documento.
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Domande frequenti
Chi prepara la scheda tecnica di un convegno?
Di solito il tecnico del service o della sala, oppure l'agenzia che organizza. L'importante è che i dati su relatori, slide e orari arrivino a chi la scrive prima del sopralluogo.
Quanti microfoni servono per un tavolo di relatori?
In genere uno per relatore, più uno per il moderatore e uno o due a mano per le domande dal pubblico. Dipende dal programma: conviene contare le persone che parlano davvero.
Archetto o microfono a mano?
L'archetto lascia libere le mani ed è adatto a chi si muove o usa le slide. Il microfono a mano è più semplice da passare, ed è quello giusto per le domande dal pubblico.
La scheda tecnica di un convegno è diversa dal rider di una band?
La logica è la stessa: dire cosa serve e dove. Cambiano le voci: niente backline e monitor per i musicisti, più attenzione a relatori, video, regia e sala.